Saca el máximo partido a tus reuniones de equipo

mayo 02, 2018


Está demostrado que si quieres que tus reuniones sean productivas debes aplicar esto tres sencillos consejos: no llevar a la reunión ningún tipo de dispositivo electrónico, delimitar objetivo y tiempo determinado para la reunión y tener descansos sin hablar.

Una cosa es la teoría y otra muy distinta es la práctica. Las reuniones de trabajo suelen ser, en muchos casos, caóticas e ineficientes. Según la consultora Get a Klu, perdemos 31 horas al mes en reuniones sin sentido. Eso son casi 4 días de no-trabajo al mes. Y es que al salir de éstas se nos queda una sensación de haber perdido el tiempo, desmotivados porque teníamos otras cosas que hacer y ya no nos da tiempo a hacerlas y, encima, aburridos.

Hay muchas técnicas para mejorar la productividad en tus reuniones, aquí vamos a exponer algunas de ellas:

Establece una duración

Las reuniones ordinarias deberían durar 15 minutos por defecto. Una forma muy fácil de aplicar este consejo es llevando a la reunión un cronómetro, una vez configurado el tiempo que empiece la reunión. Ésta acabará cuando la alarma del cronómetro suene, haya acabo la reunión o no. El efecto del cronómetro hace que la reunión sea más concisa, directa al grano y los asistentes mantengan la concentración durante todo el tiempo.

Limita el foro

En este apartado, Google es famoso por su regla de no más 10 asistentes a una reunión, donde cada asistente debe aportar algo útil a la reunión. Integra esta política de Google a tus reuniones, llama sólo a aquellos empleados que les afecte el tema de la reunión y los cuales puedes aportar un punto de vista relevante sobre el tema en cuestión.
Conseguirás reducir el coste económico de la reunión ya que solo acudirán los interesados y el resto del equipo seguirá trabajando en sus tareas individuales.

No a los dispositivos electrónicos

En una reunión rápida y efectiva no debería haber tiempo para comprobar las notificaciones del móvil o las noticias del días. En caso de que alguien necesite coger notas de la reunión lo puede hacer con papel y bolígrafo, sí, a la antigua usanza.
Una buena medida es que antes de que empiece la reunión, se pide poner todos los dispositivos electrónicos en silencio y, con el nombre de cada dueño escrito en un post-it, ponerlos en un lado apartado de la habitación. Puede ser un poco radical, pero funciona: todos a una.

Ten un propósito definido

Ten claro tu objetivo y elabora una lista con todo aquello que quieras transmitir durante la reunión. Cuando estés en la reunión, empieza explicando por qué se está llevando a cabo esa reunión y qué esperas sacar al final de ella. El éxito de cualquier reunión productiva es tener un objetivo bien definido.
Una vez hecho esto, se debe hablar solo de los puntos que aparecen en la agenda de la reunión, evitando desviarte del tema de la reunión y su propósito. Evita la distracción de los asistentes haciendo preguntas e incentivando una participación activa de los asistentes.

Resume la reunión

Este ejercicio ayuda a los asistentes a recordar el propósito de la reunión y lo que se ha llegado a acordar, además de vincular a los asistentes poner en marcha las medidas acordadas. Y aquí está como ejemplo a seguir Apple: esta compañía asigna responsabilidad a cada asistente de la reunión para llevar a cabo las tareas que se han detallado en la conclusión de la reunión. Así nos aseguramos de que la reunión no haya sido en vano y de que alguien se asegure de que se implementan los puntos hablados en la reunión.


Son consejos sencillos y muy fácil de aplicar a tus reuniones de trabajo. Ahora sabes lo que se necesita para tener una reunión productiva e implementar todo lo que has aprendido en esta publicación. Infórmate de más estrategias y puntos de mejora en nuestra agenda formativa.

  • Compartir:

También te puede gustar

0 comentarios